超事務員ですアクロバットで統合しよう

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2007.05/31 （Thu）

アクロバットで統合しよう

めでたいっ！

紀香は美しいっ！

久しぶりの記事になってしまいました

だってだってぇ、ﾒﾀﾙｽﾗｲﾑ､ｽｶｳﾄできちゃったんだもの

前回は「見積ﾌｧｲﾙの管理方法　+α」をしました。
そこで「ｱｸﾛﾊﾞｯﾄ」を使うって言っちゃいました。

なぜ「Acrobat Standard」を使うのか？
確かに！確かに重い！だから遅い！
しかし無視できない、この普及率。そして利便性。
便利なんです･･･重いけど。
ﾊﾟｿｺﾝのｽﾍﾟｯｸがどんどん上がっていっても、それに合わせてｿﾌﾄも高ｽﾍﾟｯｸを望んだ、仕様にしてもらっちゃ困る

いつまで経っても平行線。
PCの性能より、ｿﾌﾄの軽快さをーーっ！！

さぁて。
見積にも一覧表ｼｰﾄを作成したけど、なんてゆうか、関係書類はまだまだﾊﾞﾗﾊﾞﾗじゃなーーい！って思いますよね。うん。思うね。

FAXや仕入伝票、またはﾒﾓなどの関係資料は全てPDF化します。

このscansnapは本当に優秀です

もう自動紙送りがついてるし、読み取りも早いからスイスイ取り込めちゃいます。それに自動で傾きや、向きを補正してくれるから、今までﾌﾗｯﾄﾍｯﾄﾞで1枚ずつ慎重にｾｯﾃｨﾝｸﾞしていたのがバカらしくなる。
そして、目玉は「Adobe Acrobat」がﾊﾞﾝﾄﾞﾙされている

それでこの値段！最高でしょ！
つまり、取った資料を自動でPDFﾌｧｲﾙにしてくれる！というわけです。
で、話はそれちゃいましたけど、これでPDF化したﾌｧｲﾙに対応している見積番号をﾌｧｲﾙ名にし保存します(仮に名前を「未完了ﾌｧｲﾙ」とします)。
そしてそして、この件が無事納品でき、納品書を発行するとします。
その納品書を原本とは別にPDF化して、納品書番号と請求先の名前をﾌｧｲﾙ名にして、別のﾌｫﾙﾀﾞに保存します（仮に名前を納品書ﾌｧｲﾙとします）。
そして、その納品書ﾌｧｲﾙに、ｽｷｬﾅｰなどでPDF化した未完了ﾌｧｲﾙを統合します。
統合すれば、未完了ﾌｧｲﾙはいらないので、削除します。
そして、この件でお客様に提出した見積書や明細書、仕様書なども全てPDFにし、納品書ﾌｧｲﾙに統合します。
統合する時にﾍﾟｰｼﾞの配列に規則性を持たせていると、後から見やすいです。初めのﾍﾟｰｼﾞは「一覧表ｼｰﾄ」で、次が「見積書」などなど･･･。

これをﾋﾞｼﾞｭｱﾙ化されたﾃﾞｰﾀﾍﾞｰｽと私は勝手に位置づけております。
「一覧表ｼｰﾄ」に字で保存し、全てのﾌｧｲﾙをﾋﾞｼﾞｭｱﾙ化することで、見やすく、そして思い出しやすくなります。
文字の羅列は、感触を思い出させてくれません。

またﾌｧｲﾙのﾌﾟﾛﾊﾟﾃｨのﾀｲﾄﾙに見積番号、ｺﾒﾝﾄに簡単な納品内容を入力しておくと、ﾌｧｲﾙの表示方法を「詳細」にして「ﾀｲﾄﾙ」と「ｺﾒﾝﾄ」を見られるように設定します。これだけでﾌｧｲﾙの中身をだいたい把握することができ、違うﾌｧｲﾙを開けたりする、ムダな時間がなくなります。

関係資料を探す時、
「仕入伝票はこっち」
「納品書はあっち」とかって、色んなところを探し回らなくていいのです。
データは検索すれば、すぐに見つかります。